На следующий год правительство запланировало эксперимент по ведению электронных документов, касающихся трудовых отношений
Сократить издержки в кадровом делопроизводстве и упростить процедуру учета сотрудников позволил бы перевод работы с юридически важными бумагами в сфере трудовых отношений в электронный формат. Первые шаги в этом направлении кабмин предлагает сделать уже в следующем году.
Электронные трудовые договоры
В стране может стартовать эксперимент, участвовать в котором работодатели будут на добровольной основе. Такая правительственная инициатива в рамках нацпроекта «Цифровая экономика», считают законодатели, идет в ногу со временем. При этом в Госдуме призвали не отказываться от бумажной альтернативы трудовых документов, которые бы помогли восстановить информацию в случае утраты электронных баз данных.
Внедрение кадрового документооборота в электронном виде, а также перевод взаимоотношений предпринимательского сообщества и государства в электронный формат по заключению, изменению, расторжению и хранению трудовых договоров в настоящее время невозможно из-за отсутствия законодательных механизмов. А между тем, по оценкам Минтруда, переход на цифру позволил бы кадровикам значительно сократить расходы и упростить учет трудовых ресурсов.
Проверить расчеты на практике в ходе эксперимента, который пройдет с 1 апреля по 31 декабря 2020 года, предлагается правительственным законопроектом.
В пояснительной записке к документу оговаривается, что работодатели участвуют в эксперименте по их добровольному согласию, «самостоятельно определяют виды документов, касающиеся трудовых отношений с работниками, в отношении которых будет проводиться эксперимент». Самим же организациям надлежит принимать локальные нормативные акты, касающиеся использования электронной подписи работодателем и работником.
Предусматривается, что работодатель несет расходы по ведению электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, в том числе по приобретению и использованию электронной подписи работника. Отсутствие у работника электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении трудового договора.
«При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, а также при внесении изменений в них с использованием электронного сервиса информационно-аналитической системы Общероссийская база вакансий «Работа в России» применяются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и простая электронная подпись работника», – говорится в сопроводительных документах.
Бумагу не стоит отменять
Как пояснил «Парламентской газете» зампредседателя комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Михаил Терентьев, представленный кабмином законопроект хорошо вписывается в логику нацпроекта «Цифровая экономика». При этом законодатель призвал при рассмотрении инициативы не забывать, что в стране еще не везде есть Интернет, «а значит, у человека должна оставаться возможность в случае сбоев системы иметь и другие возможности подтверждения своих трудовых прав».
«Ведь в случае потери электронных документов работодателем возникают также риски для работников. Без документов они не смогут защитить свои права, если не будет бумажных аналогов», – уточнил депутат.
К слову, опасения замглавы комитета не лишены оснований. Напомним, что с марта по октябрь 2018 года Минтруд уже проводил эксперимент по отработке механизма ведения и применения цифровых трудовых документов, в котором участвовали 11 крупных российских компаний. И, как следует из отчетных документов, были выявлены определенные трудности.
В частности, участники эксперимента указали, что ведение документов исключительно в цифровом формате накладно из-за высокого риска быть наказанным за потерю данных, несанкционированное их использование третьими лицами, ошибки программного обеспечения при передаче или обработке информации. Если же понадобятся потерянные документы суду или контролирующим органам, то пострадает не только компания, но и работник, чьи сведения были утрачены.
Также была отмечена высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи (от тысячи до 5 тысяч рублей), отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи.
www.pnp.ru